O que é e como redigir uma ATA

Registro de reuniões: ATA

A ata é um relato resumido do que foi discutido durante uma reunião, sessão, convenção ou assembléia normalmente redigido por uma secretária efetiva.

Algumas empresas consideram a ata um documento oficial e extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e registrada em cartório. Vale-se deste aspecto assuntos como: alteração contratual de empresas, alteração na diretoria da empresa, aumento de capital, compra e venda de bens, entre outros assuntos.

Já para as empresas que abordam assuntos que não requerem a formalidade e a oficialidade de uma ata, realiza-se uma espécie de súmula, na qual serão registrados somente a data, local, horário, assuntos abordados e resoluções tomadas em uma reunião departamental e posteriormente serão entregues ao RH.

Para realização de uma ata, deve-se listar os principais tópicos:

· O assunto principal;

· O motivo da reunião;

· O nome das pessoas que intervieram na reunião;

· Os assuntos abordados (os assuntos essenciais);

· As decisões;

· As conclusões;

· O nome dos participantes.

A ata formal possui cinco partes:

1. Abertura (indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida).

2. Legalidade (declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado).

3. Expediente (registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos).

4. Ordem do dia (parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado).

5. Encerramento e desfecho (quando todos o acontecimentos foram registrados).

Modelo de Ata de Assembléia extraordinária

ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA (modelo)

Aos _______ dias do mês de _____________ do ano de 2.003, os servidores públicos estaduais e demais membros associados da ARPOC de _________ e do SINTRASP/SC, dos municípios de ___________________, reuniram-se em Assembléia Geral Extraordinária para deliberarem sobre a transformação da ARPOC em DELEGACIA SINDICAL REGIONAL do SINTRASP/SC, aprovação do respectivo regimento interno e eleição e posse dos membros da Diretoria da DSR. O (a) Sr(a) Presidente abriu a Assembléia com a verificação de quorum e estando este confirmado pela presença de ______ associados e demais membros da categoria foi lido o edital de convocação com a ordem do dia. Em seguida foram prestados esclarecimentos sobre os objetivos e tramites para a transformação da ARPOC em DSR e abertos os debates. Finalizados os debates a proposta foi submetida à deliberação dos presentes que votaram da seguinte forma: pela transformação da Arpoc em DSR ______ votos; votos contrários _______; abstenções ______ votos. Com a aprovação foi submetida à votação a proposta de Regimento Interno da DSR, que foi aprovado na íntegra (caso haja modificações a redação é a seguinte: que foi aprovado com as modificações ao final escritas) por _____ votos a favor, havendo ______ votos contra e ______ abstenções. O regimento interno ora aprovado é transcrito ao final desta. Por último tratou-se da Diretoria da DSR. Foram apresentadas duas propostas: a primeira no sentido de que os membros da Diretoria da extinta ARPOC prossigam na direção da DSR, com as adaptações de cargos, até as novas eleições gerais do SINTRASP e DSRs, a realizar-se em julho de 2.005. A segunda proposta foi no sentido de que se realizassem novas eleições, na presente Assembléia, mediante a apresentação de chapas. Feitas as defesas das propostas foram submetidas à votação sendo que a proposta vencedora foi a ________ com ______ votos a _______ e ________ abstenções. (Se a primeira proposta foi vencedora passa-se à posse da diretoria, como a seguir. Se a segunda foi vencedora a redação é a seguinte: Em seguida foi oportunizado que se formassem chapas que foram assim constituídas: chapa 1: Delegado Sindical, Fulano de Tal; Delegado Sindical Substituto, Beltrano; Secretário Geral….; chapa 2: Delegado Sindical, …. Submetidos à votação a chapa 1 recebeu _____ votos e a chapa 2 _____. ) Sendo assim a diretoria é ora empossada e cumprirá mandato até as novas eleições gerais do SINTRASP e DSRs, a realizar-se em 07/05. Em seguida foram os trabalhos encerrados e lavrada a presente ata, que vai assinada pelo secretário e presidente desta AGE, pelos membros da Diretoria ora empossada e todos os demais associados e membros da categoria presentes na assembléia.

assinaturas

Modelo de Súmula (ata informal)

ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO

DATA:

PARTICIPANTES

NOME FUNÇÃO ASSINATURA

I

II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X

Assuntos tratados (conforme PSQ xxxxxxx subitens 5.6.1 e 5.6.2):

- Relatório de Auditoria da Qualidade (RAQ) e Relatórios de Não-Conformidade (RNC) análise do resultado das auditorias (cumprimento dos requisitos do SQ);

- Realimentação dos clientes;

- Desempenho de processo (Indicadores da Qualidade – resultados);

- Situação das ações preventivas e corretivas;

- Acompanhamento das ações resultantes das análises críticas anteriores da direção;

- Mudanças planejadas que possam afetar o sistema de gestão da qualidade;

- Recomendações para melhoria;

- Outros documentos julgados pertinentes pela Direção.

Recomendações:_____________________________________________________________

Fonte: Livro “Secretária” de Roseli Mazulo e Sandra Liendo

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