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Aprenda a administrar o tempo

Administrar o tempo

Administrar o tempo

Saber administrar o tempo é fundamental para render mais e aproveitar seu dia.

Umas das principais reclamações das pessoas é a falta de tempo, e o maior problema que leva as pessoas a perderem  seu precioso tempo é a falta de planejamento.

Uma das melhores maneiras de economizar o tempo é pensar lá na frente e planejar.

Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida, pois  tempo é vida, tempo é dinheiro, tempo é produtividade.

Quando o tempo acaba, ele acaba mesmo e não se tem tempo de obter mais, por isso pode-se relacionar o tempo à vida, sendo assim, quem o administra, ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo de uma pessoa que não se programa.

O dia tem 24 horas para todas as pessoas, seja ele o mais alto executivo de uma empresa ou uma pessoa desempregada.

Administração do tempo é justamente definir aquilo que é importante, aquilo que é urgente, e aquilo que é ambos. Sempre temos  coisas demais a serem feitas e a gente pode errar nas prioridades.

Veja aqui alguns truques para fazer primeiro aqueles 20% que acabam rendendo 80% dos resultados.

A Administração do Tempo é uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto na vida pessoal, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais economizando energia física e mental.

A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a autodescoberta, isto é, com a identificação de como utilizar o tempo, do que não os satisfaz, e do que se deseja mudar.

O que é unicamente “importante” e gera “valor”, pode (melhor, deve) ser resolvido em segundo lugar.

O que é unicamente “urgente” e não gera “valor”, é trivial e, quase sempre, o melhor é descartar – não haverá prejuízos maiores.

O que não é nem “importante” e nem “urgente” – jogue fora.

A importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária.

No começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer fazer. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa.

No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Programe cada coisa para dois dias antes da data final. Assim terá tempo de rever as coisas antes da entrega.

Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas “pra ontem”. Nesses casos procure dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado.

A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.

Procure identificar os 20% melhores e delegar o restante.

Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito.

Outro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. É melhor realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia você terá realizado mais coisas do que pensa.

Faça uma lista mestra de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária, como exemplo:

Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.

Atividade:
O que deve ser feito;

Prazo:
A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe;

Resultados:
Tente dar um nível de resultado esperado;

Facilidade:
Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5.

Prioridade:
Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;

Completado:
Nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída.

Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir. Monte sua lista mestra e use–a para manejar a agenda diária.

Tente por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar gostando desta forma de trabalhar.

Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como vai conseguir gerenciar seu tempo.

O importante é perceber o quanto àquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa.

A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância, então uma tarefa prioritária não é aquela que se devam fazer logo, nem tampouco umas coisas importantes

Muitas tarefas são executadas no dia-a-dia, principalmente aquelas que não têm urgência e nem importância, que se não fossem feitas, não faria a mínima diferença. Mas, muitas vezes, continua-se a fazê-las por não saber dizer “não”, seja para o interlocutor, seja para si próprio.

É necessário entender que isto só prejudica a administração de tempo e por isso tem que ter coragem para negar as coisas, dizendo “não” da melhor forma possível, não criando nenhum choque de relacionamento, mas com convicção, coerência e com a argumentação certa. Enfim, trabalhar muito é uma coisa, ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente, por isso é necessário avaliar o grau de importância das atividades para não perder tempo por não ter dito “não.

Não existe nenhuma técnica milagrosa ou mágica e nem programa de computador ou agenda eletrônica que resolva o problema da má administração do tempo. Administrar tempo é comportamento, é a atitude assertiva diante de uma tarefa.

“O problema não é o tempo, mas como você vivencia o tempo”, alerta Hilsdorf.

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