Você já parou para pensar que Checklist e Follow-up são as duas principais técnicas na vida de uma secretária executiva?
Vale a pena saber o que é um Checklist/Fup!
Se você já sabe, então veja como aprimorar ainda mais esta técnica que ajuda e facilita muito a sua rotina:
Check-list
- É um espécie de lista de verificação detalhada em que se encontram relacionadas todas as tarefas para execução de uma determinada atividade;
- Deve ser verificado frequentemente para garantir que cada tarefa esteja sendo devidamente providenciada;
- Um exemplo é o planejamento de uma reunião através do check-list. Veja o exemplo a seguir:
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Reunião Extraordinária de Sócios – Anual |
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| Checklist | Pendente | Verificando | Concluído |
| Definição de data e horário | |||
| Envio de invite a todos os participantes e secretárias (via outlook) | |||
| Lista de presença | |||
| Definição da pauta | |||
| Elaboração do cronograma | |||
| Preparação da ata | |||
| Reserva de sala | |||
| Programação de videoconferencia com as filiais | |||
| Projeção da apresentação | |||
| Canetão | |||
| Microfone | |||
| Flipchart | |||
| Bloco de notas | |||
| Lápis e caneta | |||
| Impressão da apresentação para cada participante | |||
| Preparação da sala de reunião | |||
| Orçamento e contratação de buffet | |||
| Definição do cardápio | |||
| Solicitação de almoço | |||
| Solicitação de coffee break | |||
Follow-up (Fup)
- É uma técnica de acompanhamento de tarefas pendentes. Está ligada também ao Checklist;
- Método eficaz para programação de tarefas a serem executadas daqui 1, 15, 30 dias dependendo do assunto;
- Um dos papéis mais importantes de uma secretária é fazer a “curadoria da informação”, isto é, acompanhar todos os assuntos que estão em andamento, filtrar cada informação e leva-las ao executivo.
Exemplos de Fups
- Cartas, e-mails, lembretes que aguardam respostas;
- Faturas, contas a pagar/receber;
- Ligações que aguardam retorno;
- Requisições que estão pendentes de aprovação / prestação de contas;
- Documentos a serem assinados;
- Planejamento de viagens com a agência (emissão de bilhete, reserve de hotel, carro…)
- Planejamento de eventos (requisições com fornecedores);
- Reuniões pendente de confirmação;
- Reembolsos médicos;
- Envio de docs, recebimento de protocolos/Ars, etc;
Checklist e Fups
- Busque sempre a simplicidade e objetividade. Isso facilita a memorização, a organização e a praticidade ao desenvolver e acompanhar as tarefas;
- Essas são as duas técnicas mais importantes no gerenciamento da rotina secretarial: relação de todas as tarefas e o acompanhamento de cada uma delas;
- Uma dica é fazer 1 pasta L para “Pendências” e providenciar uma pasta sanfonada com 31 divisões (período mensal) para arquivamento dos FUPs;
- Dessa forma, ambas as pastas ficam em cima da sua mesa e sob o seu campo de visão, pois Checklist e Fups devem ser revisados e checados frequentemente durante o dia;
- Além das pastas, é interessante também criar alertas no Outlook no campo “Tarefas”, onde você categoriza cada tarefa como pendente/fup e programa um dia/horário para que ele te lembre da respectiva tarefa.
- É importante lembrar que o checklist seja adequado e adaptado à rotina de cada secretária.
