É muito comum pessoas não saberem como escrever e-mail, e encaminharem e-mails com histórias desconexas que não tem sentido e nenhum pedido por trás das palavras.
Isso não gera coerência, objetividade, não prioriza o nosso precioso tempo e a chance de algo ficar subentendido e ser executado algo errado é muito grande, por não haver clareza na comunicação.
É sobre isso que iremos discorrer com mais detalhes neste artigo.
Confira estas dicas para se comunicar de forma eficaz através dos e-mails:
Antes de começar a escrever e-mail, pense no que você quer dizer
O e-mail precisa ter um começo, meio e fim, assim como toda dissertação exige. Fica fácil quando nos fazemos a seguinte pergunta: “O que eu preciso comunicar antes e o que eu preciso pedir no final?”
Em outras palavras, você precisa ter uma causa, onde você se apresenta e fala o porquê você está se comunicando com a pessoa e pede algo no final.
Saber ter cautela ao redigir um e-mail é de suma importância, pois se comunicar de forma incorreta profissionalmente pode mostrar, em um certo grau, desrespeito com o destinatário e pode acabar prejudicando o relacionamento.
Um e-mail bem escrito é como se fosse um cartão de visita, principalmente quando a comunicação é feita remotamente
Verifique os e-mails anteriores sobre o assunto
Principalmente quando se trata de e-mails envolvendo muitas pessoas e muitas mensagens trocadas sobre um determinado assunto, é muito importante estar atualizado e ler atentamente tudo o que foi discutido desde o início.
Cuidado com o design dos seus e-mails
Quando um e-mail envolver muitos assuntos, é fundamental saber organizar cada mensagem, de modo que sobressaia coerência e clareza no que está sendo discutido e executado.
Se você tem 3 assuntos para falar, separe cada assunto em tópicos (ex.: A, B e C) e discorra tudo sobre tal assunto dentro de cada ponto, separadamente.
Se dentro de cada macro-tema existirem subtemas, então divida os assuntos em subtemas (ex.: A – 1, 2, 3… / B – 1, 2, 3…).
Cada um tem uma maneira de se organizar, o importante aqui é saber priorizar cada categoria.
Tente evitar e-mails longos
Seja conciso, objetivo e vá direto ao ponto.
As secretárias, em sua grande maioria, assessoram executivos muito ocupados e que não tem tempo o suficiente para ler emails, devido à grande demanda de outros emails em sua caixa e à diversas reuniões durante o dia.
Este é ponto crucial para que esse profissional foque e saiba desenvolver cada vez mais emails com demandas essenciais, objetivos, concisos e direto ao ponto a serem destinados aos seus executivos.
O tempo do executivo, assim como o tempo da secretária, é muito precioso e escasso. Portanto, vamos utilizar cada vez mais o método KISS – Keep It Short and Simple 😉
Seja preciso no campo “Assunto” do e-mail
A melhor forma para escrever o assunto do e-mail é se colocar no lugar do leitor, do receptor da mensagem.
Quanto mais específico você for no assunto da mensagem, maior será a clareza da informação e da organização do seu leitor.
É muito importante também destacar prazos / deadlines, caso houver.
Destaque o que é importante
Quais são os pontos de atenção que o leitor deverá ter ao ler o seu texto? Quais são os pontos de prioridade?
Geralmente, os principais pontos de uma mensagem são aqueles envolvem prazo, ações a serem desenvolvidas, datas, horários, locais […]
Enfim, o que você julgar ser de extrema importância, utilize os recursos da sua ferramenta de e-mail como o negrito, sublinhado, grifado e/ou itálico.
Desta forma, você não só organiza visualmente os pontos-chave da sua mensagem, como ajuda o leitor a entender o que é de fato prioridade.
Revise sua mensagem e certifique-se de que não está esquecendo de nada
Tente colocar tudo sobre aquele assunto no mesmo e-mail. Não deixe de revisar todos os detalhes da mensagem que você escreveu.
Verifique se deixou todas as informações necessárias naquele e-mail, como anexo, telefone, a data, prazo máximo, horário, pessoas envolvidas na conversa, entre outros.
Um ponto muito importante é revisar se você está enviando para pessoa certa!
Copie você mesmo nos e-mails
Essa é uma dica que funciona bastante em casos de problemas de envio de e-mail.
Alguma vez você já mandou um e-mail importante e o mesmo ficou parado na caixa de saída sem ao menos você perceber?
Pois bem, quando você cria o costume de se copiar nos emails (pode ser apenas nos mais importantes) você sabe se o email realmente saiu da caixa de saída para a caixa de enviados quando você mesma recebe o e-mail.
Vale a pena criar este hábito 😉
Evite abreviações
O email não é um comunicador instantâneo. No email corporativo não se deve utilizar as famosas abreviações típicas dos programas de bate papo, como “vc”, “qdo”, “tb”, “q”, “td”.
Mesmo que o e-mail seja para um colega de trabalho, ele deve obedecer alguns rigores formais.
Verifique se você está sendo educado
Esta é a última e não menos importante dica de como redigir emails eficientes.
A forma como você se comunica através de mensagens muitas vezes pode soar como algo intimidador, mal-educado e até mesmo sem respeito para com o receptor. Evite sempre usar caixa alta em emails formais.
Portanto, revise mais uma vez sua mensagem e certifique-se se você está sempre respeitoso e gentil.
Lembre-se…
Gentileza gera Gentileza
Profeta Gentileza
E para finalizar, indico a leitura de um livro muito interessante e riquíssimo chamado “Comunicação Não Violenta”, do especialista Marshall Rosenberg.
Boa leitura 😉
