Como organizar e arquivar documentos de maneira eficiente

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Como organizar e arquivar documentos de maneira eficiente

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É sempre um grande desafio lidarmos com os diversos arquivos da equipe dentro de uma empresa, por mais pequena que ela seja.

Por esta razão, existem algumas técnicas que têm como objetivo facilitar o nosso cotidiano mantendo a papelada e as informações em ordem sob o nosso total controle.

Veja os 7 passos extraído do artigo da OZ Organize! e saiba como organizar seu arquivo de maneira mais eficiente:

1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme já mostramos. Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. Algumas categorias comuns são: Contatos de A – H, Contatos de I – P, Contatos Q – Z, Assessorias, Matérias, Informações Gerais, ou outras dependendo da editoria, ou cliente, no caso de assessores, que atua, entre outras.

2. Faça um arquivo suspenso para cada uma destas categorias. Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.

3. Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas). Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal e em sua casa para Impostos, você pode ter pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc.).

4. Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente. Marque cada uma delas com uma data para descarte, desta forma, quando você for mexer nos arquivos daqui a um ano, você saberá imediatamente o se você deve manter aquele papel.

5. Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha um deles e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do outro arquivo em que ele se encaixaria.

6. Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas. Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra.

7. Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo – seja na redação ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.

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