Follow Up é uma arma poderosa, quando se usado se forma organizada e com propósito.
Gosto de dizer que o encantamento das pessoas com o seu trabalho perdura através de um bom
follow up…
Follow up (ou mais conhecido como FUP) é uma técnica de organização e acompanhamento de tarefas pendentes. Uma expressão em inglês que significa acompanhar ou fazer o acompanhamento.
Quando alguém realiza um follow up, significa que está fazendo uma avaliação de algo já foi feito, para obter uma resposta.
Como um dos papéis mais importantes de uma secretária é fazer a “curadoria da informação”, isto é, acompanhar todos os assuntos que estão em andamento, filtrar cada informação e leva-las ao executivo, o follow up é uma atividade fundamental e indispensável.
Quando estabelecemos metas ou mesmo gerenciamos uma rotina constante, é necessário fazermos avaliações do andamento do processo.
Como executar bem o follow up
O follow up bem executado é aquele que leva em conta os seguintes fatores:
O intervalo de tempo entre os períodos de checagem
Deve ser curto o suficiente para permitir intervenções antes que seja tarde demais, e longo o suficiente para que o indivíduo acompanhado sinta que você confia no trabalho dele.
Note que foi usada a palavra indivíduo. Isso quer dizer: pessoas diferentes precisam ter um follow up diferente, alguns com muito mais freqüência que outros.
Os itens a serem checados
Devem estar relacionados com as metas, tanto específicas quanto periféricas, com ênfase maior nas específicas, porque elas é que, usualmente, agregam maior valor.
A abordagem
Pessoas são diferentes entre si, percebem os estímulos ambientais de modo diferente.
O que é uma simples cobrança de rotina para um indivíduo pode soar como enorme desconfiança para outro.
Para manter a motivação e o entusiasmo das pessoas, é preciso levar esse aspecto em consideração (pessoas diferentes, abordagens diferentes…).
O suporte
As pessoas esperam por direção, por ajuda.
A real contribuição da secretária é no sentido de orientar e ajudar a criar novas idéias para superar problemas na execução do trabalho são aspectos fundamentais no follow up.
Quando fazer?
Sempre! O follow up deve ser feito, por exemplo, quando você for fazer uma lista de assuntos pendentes.
Para ficar mais fácil, separe por prazos a serem cumpridos, como: assuntos a resolver amanhã, semana que vem, daqui a quinze dias.
Conclusão
A secretária além de acompanhar todas as suas tarefas, ainda precisa acompanhar as tarefas de seu executivo, sua equipe, equipes de outras áreas, então, com o follow up fica mais fácil organizar e lembrar todos os assuntos.
Ao contrário do que pode parecer, um follow up bem feito transmite segurança à equipe.
Boas secretárias sabem disso. Delegam, dão suporte, são criativas, praticam a excelência e prazo.