O papel do profissional de Secretariado Executivo

Você já parou para pensar sobre a relevância e o peso que o profissional de secretariado executivo carrega dentro das organizações?

Se ainda não teve essa “noção”, então invista alguns minutos do seu tempo para “sentir” a importância do papel deste profissional na vida de uma empresa:
Existe uma frase muito famosa que resume em poucas palavras o resultado que a profissão traz ao executivo, e consequentemente, à organização:

“Por trás de um grande líder, há sempre uma grande secretária executiva”

Hoje o profissional de secretariado executivo é considerado:

Gestora de Informações: atua multiplicadora e ao mesmo tempo como “filtro” de informações e garante que somente os problemas mais sérios sejam levados para o executivo já com alguma solução. Esse profissional deve saber gerenciar as informações para saber como processá-las de passá-las adiante.
Conectora de pessoas: intermedia todas as áreas e é super ativa nos processos comunicacionais eliminando ruídos. É extremamente ativa nos relacionamentos interpessoais, com objetivo de atender às demandas dos clientes internos e externos.
Parceira estratégica: atua como parceira de confiança de grandes líderes executivos, participando direta ou indiretamente nos processos decisórios. Possui e conserva relacionamentos estratégicos e deve sempre olhar na mesma direção dos líderes, focando nos objetivos estratégicos da empresa a fim de intensificar a sinergia de trabalho entre secretária e líder.
Facilitadora de processos: atua não só como facilitadora da vida do executivo, como também facilita os processos internos, obtendo uma visão sistêmica de seus processos, missão, valores, objetivos e planejamento estratégico a fim de contribuir com os resultados e com a qualidade do serviço. É fundamental que a secretária saiba gerenciar os seus próprios processos rotineiros, a começar pelo checklist e pelo follow-up. Deve-se sempre manter o foco na otimização do tempo, trazendo técnicas eficientes que economize o próprio tempo e o tempo do executivo.
Gestora de recursos: ela é quem coordena todos os controles administrativos, como fluxo de caixa, controle de material, entre outros recursos. Fica sob sua responsabilidade e supervisão o gerenciamento da copa, da expedição, gráfica, recepção e almoxarifado.
Multiprofissional: por exercer múltiplas funções ao mesmo tempo em múltiplos segmentos. É uma das poucas profissões que tem capacidade de atuar em quaisquer segmentos. Vivemos no tempo das “multis”. O da multitarefa, multifuncionalidade, da multiexperiência e da multicapacidade em função das rápidas mudanças no mercado, o que se torna uma vantagem competitiva para o profissional.
O seu papel vem assumindo responsabilidades cada vez mais importantes por trabalhar em conjunto com a alta administração, que por sua vez atuam no setor estratégico de acordo com a pirâmide estrutural das organizações.

 

Chussy Karlla Antunes já dizia que

“O uso das tecnologias, a globalização e a complexidade da gestão evoluíram a atuação da secretária. A profissão está regulamentada há 25 anos; os profissionais adquiriram maturidade, inovaram em sua prática e hoje possuem know-how para os novos horizontes: secretariado, assessoria, consultoria, cogestão e empreendedorismo.”

Mas é claro que infelizmente muitas empresas / pessoas não vêem a profissão como ela deveria ser vista e reconhecida. Muitas empresas ainda cultivam a percepção antiga da secretária (redigir cartas, atender telefone, marcar reuniões e servir cafezinho, apenas) e acabam não dando espaço para as novas capacidades e novos potenciais deste profissional. Sim, ele/ela é capaz de transformar empresas desorganizadas (“muquifos / fundo de quintal” como quiserem chamar) em grandes organizações com alto nível de gestão e excelência administrativa e operacional!

Queremos saber da sua opinião, então comente aqui a respeito =)

8 thoughts on “O papel do profissional de Secretariado Executivo

  • Eunice Puerto

    Parabéns pela excelente matéria! Visão moderna do papel da secretária executiva !! Não somos mais simples executoras de tarefas, participamos ativamente em todo processo organizacional da empresa…. “multitudo”…

  • Edina

    Maravilhosa a matéria! Esse site foi um achado para mim..estava super desmotivada com a minha profissão. Comecei a pensar que o curso de Secretariado Executivo tinha sido um erro, um jogar dinheiro fora. Esse site abriu novas oportunidades e estou ansiosa para retornar para o que tenho paixão. Amo ser Secretária.

    • Bianca Rosario

      Querida Edina,
      Você não sabe o quanto fico feliz com comentários assim como o seu!!
      É um prazer enorme saber que estou contribuindo de alguma em sua carreira!! Isso para mim não tem preço!!
      Quero que saiba que você poderá contar sempre com a gente!!
      Se quiser contribuir com artigos aqui no blog e participar do nosso grupo no whatsapp, ficaria feliz com o seu apoio e participação! =)

  • Carmen

    Muito bom esse artigo. Concordo com esse final e não diria algumas empresas, e sim alguns gestores não valorizam o trabalho da secretária. Sobretudo, quando tem mais de um gestor, em que algum deles, se sentem ameaçados pelo bom trabalho da secretária. E por isso, limita-a a atender telefone, receber clientes e servir cafezinho.

  • Carmen

    Muito bom esse artigo. Concordo com esse final e não diria algumas empresas, e sim alguns gestores não valorizam o trabalho da secretária. Sobretudo, quando tem mais de um gestor, em que algum deles, se sentem ameaçados pelo bom trabalho da secretária. E por isso, limita-a a atender telefone, receber clientes e servir cafezinho.

  • Maria Inez Ferreira

    Adorei seu artigo. Amo o que faço, porém, sinto muito que algumas pessoas ainda entendem que a nossa profissão é limitada a atender telefone e servir cafezinho…

  • Daniella Teixeira

    Acredito que nós, profissionais de secretariado, atuamos como assessores, gestores, agentes facilitadores e coordenadores de informações, temos uma visão geral da organização. Somos o “portão de entrada” da nossa empresa. Trabalhamos com clientes internos e externos. Não trabalhamos somente para um “executivo” e sim para alcançarmos o resultado estratégico da empresa”. Com as constantes transformações tecnológicas e o novo cenário da nossa economia, o perfil para qualquer profissional deve estar pautado na gestão do conhecimento, sempre em busca do aprendizado. Flexibilidade, agilidade, informação com precisão, inovação, tomada de decisão, trabalho em equipe, fazem parte da gama de habilidades do perfil profissional em que vivemos hoje em dia.

  • Daniella Teixeira

    Acredito que nós, profissionais de secretariado, atuamos como assessores, gestores, agentes facilitadores e coordenadores de informações, temos uma visão geral da organização. Somos o “portão de entrada” da nossa empresa. Trabalhamos com clientes internos e externos. Não trabalhamos somente para um “executivo” e sim para alcançarmos o resultado estratégico da empresa”. Com as constantes transformações tecnológicas e o novo cenário da nossa economia, o perfil para qualquer profissional deve estar pautado na gestão do conhecimento, sempre em busca do aprendizado. Flexibilidade, agilidade, informação com precisão, inovação, tomada de decisão, trabalho em equipe, fazem parte da gama de habilidades do perfil profissional em que vivemos hoje em dia.

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