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6 dicas de organização para a mesa de trabalho

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6 dicas de organização para a mesa de trabalho

O tema deste post é sobre organização da sua mesa de trabalho, assunto no qual sempre está em destaque em todos os lugares, para todas as pessoas.

Isso porque só através da organização é possível elevar os níveis de produtividade desejada.

É importante lembrar que PRODUTIVIDADE não é só fazer mais tarefas em menos tempo, mas também saber priorizar cada atividade (importante / urgente / circunstancial) como aprendemos em alguns posts anteriormente:

Confira 6 dicas para evitar que as pessoas confundam o seu ambiente de trabalho com uma zona de guerra =)

Primeiro Passo: Separação

Vamos imaginar que a mesa do executivo seja uma completa desorganização… papel espalhado para todos os lados.

Pois é, chegou o momento de mudar essa situação.  Neste caso, vamos retirar tudo da mesa, deixando apenas o computador.

Isso pode até demorar vários minutos mas não tem problema, o objetivo é deixar tudo o mais “zen” possível.

Agarre no que estiver espalhado na sua mesa e coloque num canto. O local onde você deixa cada objeto não é importante pois trataremos disso mais tarde.

Segundo Passo: Eliminação

Depois que você conseguiu colocar toda a papelada de lado, chegou a hora de categorizar cada assunto e, o mais importante: descartar/reciclar tudo o que não tiver mais validade ou importância para o executivo.

Muitos não gostam de descartar/reciclar itens por ter receio de precisar deles algum dia.

Neste caso, digitalize o documento e deixe guardado em seu arquivo virtual.

Faça uma avaliação: tudo o que não tiver sido usado em 2 meses, elimine. Isso inclui não só papéis, como canetas, cadernos com infos antigas que você nunca mais vai precisar ler, revistas/panfletos que não serão mais relidos, comida que ‘um dia você vai comer’, cartões de visita que não vai mais usar, uma vez que os contatos estão salvos em seu computador.

Veja aqui uma dica para digitalização de cartões através de apps!

Terceiro Passo: Ordenação

Agora que sabemos tudo o que é essencial e o que é supérfluo, vamos dar ordem a tudo o que continua fazendo parte da vida do executivo, mas que não vai ficar na mesa de trabalho.

Os itens essenciais para deixar na mesa de trabalho são: computador, telefone, teclado, mouse, fone de ouvido (caso use), garrafa de água, copo, celular, caneta, lápis, borracha, post-its, bloco de notas / caderno, caixa de entrada e saída de documentos e porta cartão de visita do executivo.

Dentre estes itens, identifique quais deverão estar dentro da gaveta.

Quanto ao restante, utilize o método de arquivamento mais eficiente no seu caso. Já vimos por aqui algumas dicas legais sobre o assunto:

Quarto Passo: Organização Constante

É ótimo sentir a sensação de dever cumprido, não é mesmo? Mas isso não é o suficiente, pensando a longo prazo.

Não adianta organizar o local de trabalho por um curto prazo, pois a desordem sempre reaparece de tempos em tempos, e este é o grande problema: o retrabalho. Para isso, listamos aqui algumas regras de ouro para evitar que isso aconteça:

  1. Tenha uma pequena caixa perto de si, mas mantenha-a vazia. Essa caixa vai servir para você deixar os objetos mais comuns (como celular, carteira, chave do carro, óculos…).
    Desta forma você saberá tudo o que trouxe e qual destino dará a elas. No caso de papéis, apenas digitalize, arquive em uma pasta virtual/app e arquive (caso desnecessário, recicle).
  2. No final do dia, analise se existe algum papel para dar uma ordem ou se existe algo para reciclar. Desta forma, você e o executivo começa o dia seguinte com tudo organizado.

Quinto Passo: Distinção dos objetos

Existem 3 tipos de objetos: os que nunca serão utilizados / os que você usa raramente / os que você usa frequentemente.

Se os documentos que você utiliza raramente e frequentemente e que sejam impossíveis de digitalizar, faça igual a imagem ao lado.

Sexto Passo e último passo: Persistência

Sem persistência, nenhum dos 5 passos serão bem sucedidos.

Sim, é uma tarefa árdua… mas quem disse que seria fácil? Para que tudo funcione, você deve sempre dedicar esforço, método, rigor e perseverança, seja em qualquer negócio.

Organização não ocorre da noite para o dia… Organização é um processo contínuo, nunca deve ser interrompida.

Tudo isso ajuda a eliminar o stress e a otimizar ainda mais o seu tempo.

Lembre-se sempre: Tudo depende de você! Está preparado para por essas dicas em prática e se beneficiar com ela?

Outros artigos que você precisa conhecer para aumentar a sua Produtividade:

Toda pessoa tem um método diferente de organização. Você tem algo a acrescentar aqui?

Ficaremos felizes com o seu comentário =)

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