Dicas rápidas para você organizar o email

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Dicas rápidas para você organizar o email

organizar email

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Uma das tarefas mais complexas no que diz respeito à organização é como organizar o email, não é verdade?

E é claro que uma das regras mais básicas de uma secretária é a organização das informações.

É importante saber que gerenciar e-mails faz parte do escopo do seu trabalho. Através deles, diversas demandas chegam até você.

Contudo, a caixa de entrada, por mais difícil que pareça, deverá sempre estar impecavelmente organizada, pois para organizarmos assuntos e tarefas relacionadas ao seu chefe  e à empresa a qual atua, você deverá sempre se organizar em primeiro lugar.

A chave mestra para conseguir um gerenciamento de email eficaz é um hábito simples, porém não adotado por muitas pessoas: manter a caixa de entrada vazia.

Quando não temos um sistema de gerenciamento de emails minimamente organizado, temos a tendência, seja por segurança ou por não saber onde coloca-los, de mantê-los na caixa de entrada até resolvermos o que fazer com eles.

Isto não é uma prática saudável caso você queira obter um pouco mais de produtividade neste quesito.

E quais as maneiras mais eficientes para organizar o email?

Meu método de organização é processar diariamente cada caixa de entrada.

Processar significa decidir o que fazer com cada item. No caso dos e-mails, separo nas seguintes pastas:

  • Aguardando
  • Responder
  • Itens de ação
  • Arquivo
  • Lixeira

Essa tática das pastas é ensinada pelo Daniel em seu treinamento do método GTD e é de uma simplificação incrível.

Aguardando

Coloco tudo o que dependo de outras pessoas ou condições para acontecer. Se alguém me envia um e-mail assim: “Bianca, vou te enviar na semana que vem tal coisa”, eu movo o e-mail para tal pasta.

Se eu envio um documento para alguém revisar, coloco a mim mesma como cópia e a cópia vai para essa pasta.

A ideia é centralizar em um único lugar tudo o que está nas mãos de outras pessoas ou dependendo de condições diversas.

Uma vez por semana, na revisão semanal, eu vejo o que tem ali dentro, arquivo o que foi resolvido e anoto na minha lista de tarefas as pessoas que eu preciso cobrar na semana seguinte.

Responder

Coloco todos os e-mails que preciso responder e que levam mais de 2 minutos.

A regra sempre é: se leva menos de 2 minutos, respondo na hora do processamento mesmo, pois é mais fácil.

Tem muito e-mail que é: “Bianca, você poderia me confirmar se nossa reunião de amanhã vai ter a participação de fulano?”, aí eu simplesmente respondo – não vou mover pra pasta Responder e postergar uma resposta simples.

Agora, e-mails como: “Bianca, preciso que você me envie um resumo das atividades da semana relacionadas ao projeto X”… isso demora mais, porque vou ter que abrir outros programas, fazer uma relação, então movo para a pasta Responder.

E aí a rotina de respostas é diária. O objetivo é não deixar ninguém sem resposta em 24 horas.

Itens de ação

Coloco tudo o que demanda uma ação.

Antes, eu encaminhava para o Evernote e lá a nota se transformava em tarefa, mas como não estou mais fazendo desse jeito, eu já anoto na minha lista de tarefas e centralizo os e-mails nessa pasta. Assim, na revisão semanal eu também vejo o que foi feito e pode ser arquivado, ou o que preciso dar mais atenção. A ideia é apenas centralizar ali enquanto a tarefa não foi resolvida.

A diferença entre esta pasta e a pasta Responder é que aqui são tarefas mesmo, enquanto que na pasta Responder depende somente de eu me sentar na frente do computador com tempo para responder.

Arquivo

Jogo todos os e-mails de referência. Tenho uma pasta para cada ano e assim eu arquivo tudo.

Não crio mais sub-pastas porque torna tudo mais complicado mas, quem gosta de fazer assim sem atrapalhar o dia a dia, que continue.

Lixeira

É para onde vai grande parte dos e-mails com propagandas que recebo diariamente.

Fazendo isso ao menos uma vez por dia, dá para manter as caixas de entrada em ordem e sem perder muito tempo nessa tarefa.

Claro que, se você for fazer isso pela primeira vez, vai demorar um pouco, porque tem MUITO e-mail na caixa de entrada, mas a ideia é justamente ser um processo rápido daqui para a frente.

Espero que isso tenha lhe ajudado a se organizar melhor nas próximas vezes 😉

 

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