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Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

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Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

Todos que buscam obter resultados acima da média desejam aumentar a sua produtividade, não é verdade?

Pessoas buscam fórmulas mágicas para fazer mais com menos, essa é a tendência… Porém há pessoas que conseguem fazer uma excelente gestão do seu tempo, chegando super satisfeitos ao final do dia, e outras pessoas sentem muita dificuldade uma única tarefa – a tarefa que tinha maior prioridade no seu dia.

Uma coisa é certa: todos nós temos as mesmas 24 horas, diariamente, para alcançar nossos objetivos e metas.

Neste quesito, então por que muitos falham ao conquistar a alta performance, isto é, alto nível de produtividade no final das contas?

Se você deseja descobrir como resolver este problema, então este artigo é pra você! Continue a leitura 😉

O que é Produtividade

Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado.

Paulo J. Meyer

Produtividade muitas vezes é confundida com o estar ocupado, atarefado, executando diversas tarefas ao mesmo tempo.

Talvez você conheça pessoas que se orgulham por estarem “ocupadas”, mas na realidade essas pessoas não têm tempo para mais nada e acabam reclamando que não conseguem finalizar a grande quantidade de tarefas que parece não ter fim… não é verdade?

O fato é que ser produtivo não é, nem de longe, ter uma enorme lista de afazeres e ir completando cada uma delas em menos tempo para conseguir acrescentar novas tarefas à lista de pendências.

Trabalhar mais de 15 horas por dia, todos os dias, sacrificando a saúde, o descanso e os relacionamentos não são atitudes produtivas, pelo contrário.

Mas antes de entendermos o real conceito de produtividade, vamos falar sobre outros 3 conceitos muito relevantes para melhor contextualizar o assunto:

Você sabe a diferença entre Eficiência, Eficácia e Efetividade?

Produtividade: Tudo o que você precisa saber para se tornar produtivo

Aqui neste artigo eu conto um pouco mais sobre o assunto, mas de uma forma mais resumida, aqui está:

Os conceitos de eficiência e eficácia são distintos, porém interligados, sendo assim, para algumas pessoas são considerados iguais. Mas estes conceitos possuem significados completamente distintos, pois uma atividade pode ser desempenhada com eficácia, porém sem eficiência e vice-versa e, em relação ao conceito da efetividade, pode-se considerar como a prática da junção dos dois conceitos.

  • Eficácia: é a capacidade de se realizar um objetivo, fazendo uma relação entre resultados pretendidos e resultados obtidos;
  • Efetividade: é a maneira correta de se realizar alguma atividade ou atingir um objetivo;
  • Eficiência: alcançar um objetivo pretendido ou o máximo de resultado com o mínimo de esforço, gasto de tempo e recursos.

Portanto, eficiência e produtividade são conceitos bastante semelhantes.

Aplicar uma quantidade mínima de recursos e com isso conseguir bons resultados é sinônimo de produtividade.

Conceito de produtividade

Produtividade: Tudo o que você precisa saber para se tornar produtivo

Para melhor avaliar o grau de produtividade é necessário combinar a relação entre esforços e resultados.

No entanto, como já falamos acima, ser produtivo não é sinônimo de estar ocupado, lembra?

O que é muito importante considerar é o fato de que, cada pessoa tem seu próprio conceito de produtividade.

Para alguns, produtividade significa apenas produzir mais e mais, sem considerar a relevância e qualidade daquilo que se está fazendo.

Já para outros, produtividade seria um melhor gerenciamento do tempo, e com isso, conseguir fazer mais tarefas em menos tempo.

Há também aqueles que consideram produtividade conseguir buscar seu filho na escola e colocá-lo para dormir, simplesmente.

Muitos levam realmente a sério aquele conceito de produtividade, que afirma que quanto mais executarmos, mais devemos executar, e assim por diante, resultando em duas coisas: queda na produtividade (efeito contrário) e uma péssima qualidade de vida como um todo.

Se manter ocupado apenas para impressionar ao colega de trabalho, ao chefe ou a você mesmo o quanto consegue manter a alta performance em termos de produtividade serve apenas para um propósito: Desperdiçar seu precioso tempo e não obter resultados relevantes.

Ser produtivo também não é ser reativo a problemas e se manter constantemente apagando incêndios.

O essencial para a alta produtividade é saber onde se deseja chegar (objetivo) e quais são os melhores meios para se alcançar o objetivo.

E assim traçar metas e planejar atividades relevantes, e de preferência por ordem de prioridade.

A melhor definição de produtividade é aquela com a qual você se sente satisfeito, em paz, feliz e com a sensação de dever cumprido no fim do dia.

Em outras palavras, podemos resumir que produtividade é fazer menos e melhor, segundo a melhor referência quando o assunto é Essencialismo, Greg Mckeown.

O que é Essencialismo?

Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

Greg Mckeown, autor do termo  e do livro “Essencialismo – A disciplinada busca por menos“, defende que se concentrar apenas no essencial é a chave para obter os melhores resultados no trabalho.

A fórmula é simples: mais produtividade, menos estresse, mais alegria.

O profissional “essencialista”, explica McKeown, é aquele que vê claramente a diferença entre o desnecessário e o indispensável. A teoria soa simples: ao dizer “não” a tarefas irrelevantes, você investe toda a sua energia só naquilo que é essencial. Como resultado, o seu desempenho vai às alturas.

O autor também explica que na última década, a humanidade se deparou com uma explosão de escolhas. Mais do que isso, também se criou um excesso na oferta de opiniões sobre todos os assuntos na internet.

Diante disso, as pessoas estão deixando de ser seletivas, elas tentam fazer um pouco de tudo. O resultado é que elas sentem que estão sempre trabalhando, mas que também estão sempre atrasadas.

O que explica que o problema não é a falta de tempo, e sim a dificuldade de fazer escolhas assertivas. McKeown também deixa uma provocação para reflexão:

Existem recursos finitos que podem ser encaixados em possibilidades infinitas. Ora, quando você é funcionário de uma empresa, o que você espera do seu CEO? Que ele faça escolhas estratégicas e invista naquilo que pode fazer a empresa se desenvolver. Mas aqui está uma provocação: como CEO da sua própria vida, será que você está alocando os seus próprios recursos de forma inteligente?

E como funciona o processo essencialista?

Mckeown explica que, antes de tudo, é preciso mudar a sua própria mentalidade. Depois de um longo período de pesquisa, quando você finalmente descobre o que é essencial e traz valor para o seu trabalho, então você se torna apto a negociar com seu chefe, com o seu CEO, até com a sua sogra.

Quando você sabe o que é essencial, você conquista o direito de recusar tarefas irrelevantes. De forma educada, claro, porém firme.

Não se deve dizer simplesmente: “Não, não vou fazer isso”. É melhor dizer: “Veja, esta tarefa que você me passou é interessante, mas acho que aquele outro caminho pode trazer mais resultado”. Antes de negociar, você precisa saber, com propriedade, o que é essencial. Ter essa clareza traz um grande empoderamento.

Se não há um “sim” claro, então há um “não” claro.

Como saber o que é essencial?

Greg destaca que você precisa revisar toda a sua vida, desde o início. Do dia em que nasceu até hoje, quando a vida foi boa? Quando a vida foi ruim? Quais são os seus objetivos a longo prazo? Como você quer que os seus netos se lembrem de você?

Pensar com uma perspectiva longa, tanto na direção do passado quanto do futuro, é o segredo para perceber o que é essencial.

Esse distanciamento do olhar é o que está por trás do pensamento do essencialista. Quem não tem essa mentalidade está apenas reagindo ao próximo email que recebe, está apenas respondendo à agenda das outras pessoas.

Foco também é a resposta

Como ter foco e ser mais produtivo

Considerando que um dia médio de trabalho dura cerca de 8 horas, gastar um pouco mais de 1 hora e meia em afazeres que realmente possuem algum grau de importância parece muito pouco, não é verdade?

Uma dica é se concentrar primeiro nas atividades mais complexas ao invés de resolver tarefas que parecem mais fáceis ou mais rápidas. Você verá que terá melhorias significativas em sua produtividade através do gerenciamento correto de tempo – priorização das tarefas mais importantes e complexas.

habilidade de focar no seu objetivo é essencial para apresentar produtividade com qualidade.

Existem diversas formas que te ajudam a aumentar o foco e a concentração. Saiba mais detalhes aqui neste artigo.

Isso nos leva à outra questão: o mito da produtividade baseada em multitarefa.

Multitarefa: o vilão da produtividade

Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

Foi constatado cientificamente que é simplesmente impossível para o cérebro humano se concentrar de forma igual em mais de uma atividade cognitiva (que exige esforço intelectual).

Executar duas coisas ao mesmo tempo só funciona quando usamos a combinação de uma atividade intelectual com outra física, como correr e ouvir um audiobook, por exemplo.

O correto e o ideal a se fazer nesta situação é adotar o “estado de flow”, o que também chamo de “estado camaleão”. Veja o porquê:

Entrando em “estado de flow / estado camaleão”

Como ter foco e ser mais produtivo

Entrar em flow é entrar no grau máximo de concentração, que acontece quando estamos completamente envolvidos em um processo criativo. Aqui não sobra espaço para distrações externas e nem mesmo internas, como fome ou sono.

Quando falo de “estado camaleão” é fazendo uma aversão ao termo “multitarefa”, ou seja, não há problema em executar diversas tarefas, desde que você dê atenção total e separada para uma atividade e outra.

Em outras palavras, é deixar de ser um canivete suíço e ser um camaleão.

E falando em canivete suíço, você também tem vício por abrir e checar emails inúmeras vezes ao dia? Calma, você não está sozinho nessa…

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Estou atolado de trabalho e não sei por onde começar, o que eu faço?

Aquele sentimento de estar “atolado” de tarefas, de que tudo é “pra ontem”, é normal quando não se tem um método de planejamento e priorização de atividades.

Mas calma! Muita calma nessa hora porque vou te apresentar um método muito importante, eu diria que imprescindível, para você aprender a se planejar e priorizar melhor suas tarefas daqui pra frente através da Matriz Eisenhower.

produtividade

Matriz Einsenhower: como priorizar suas tarefas do dia a dia

O que é Matriz Eisenhower?

A Matriz Eisenhower foi pensada por Dwight Eisenhower, general vencedor da Segunda Guerra Mundial e, posteriormente, 34º presidente dos Estados Unidos. Ele dizia que…

what is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.

Ou seja, o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.

Mas o que isso quer dizer mesmo na prática? Vou te mostrar um exemplo da matriz para te ajudar a entender melhor:

Matriz Eisenhower

Quadrante número um: fazer tarefas urgentes e importantes

O que você precisa focar total atenção é no primeiro quadrante, o espaço onde você irá designar todas as suas tarefas importantes e urgentes – aquelas com prioridade número um que precisam ser resolvidas e realizadas imediatamente.

…Como você pode identificar tais tarefas?

Simples: certifique-se que essas tarefas, se não realizadas, irão comprometer e prejudicar o andamento dos processos organizacionais ou o seu próprio desempenho. Caso contrário, não se preocupe com ela neste momento.

Exemplo: finalizar um projeto com data de apresentação próxima que é o decisor para que você ganhe uma promoção ou não. Certamente, a prioridade dessa tarefa é 1!

Quadrante número dois: programar tarefas importantes e não urgentes

Já no segundo quadrante, você aloca aquelas tarefas que são importantes, mas não urgentes, ou seja, aquelas que podem aguardar um pouco para serem realizadas. Então, programe outra ocasião para fazê-las.

Exemplo: fazer uma revisão do texto da descrição da empresa no site institucional, que já está antigo. É importante, mas não é uma questão de vida ou morte. Com certeza pode esperar.

Quadrante número três: delegar tarefas urgentes e não importantes

Também há os afazeres urgentes, mas não importantes, aqueles que podem ser delegados para outras pessoas.

Aliás, você sabia que saber delegar é uma tarefa tão importante quanto realizar?

Pois é, esse é um problema muito comum de muitos profissionais: achar que conseguem fazer tudo sozinhos, que ser produtivo é fazer mais, mais e mais, se mantendo com o status de “ocupado” o dia todo. Posso te garantir que isso é um dos maiores mitos que existe quando tratamos de produtividade.

Pra começar a mudar esse pensamento, comece confiando no trabalho e no potencial dos seus colegas, de sua equipe.

Quadrante número quatro: eliminar tarefas não importantes e não urgentes

Outro ponto crucial é identificar as tarefas que se enquadrarão neste quarto quadrante – o setor da eliminação.

Essas tarefas podem, com toda certeza, ser simplesmente excluídas da sua lista!

Na maioria das vezes, não nos conscientizamos que muitas das tarefas listadas são tarefas desnecessárias. Assim, insistimos em realiza-las, mesmo não tendo impacto algum sobre os processos da empresa ou sobre seu crescimento.

Descarte o que está apenas te atrasando e foque no urgente e importante!

Ferramentas que te ajudarão a organizar e planejar suas tarefas

Legal, você já conheceu e entendeu a Matriz Einsenhower, já listou todas as suas tarefas e separou-as em cada quadrante.

Será que existe uma ferramente online e gratuita que você pode usar para te ajudar neste processo?

Sim! As ferramentas que mais gosto e que me traz um melhor overview das minhas tarefas são estas:

O mais legal é que todas essas ferramentas também podem ser conectadas com a rotina da sua equipe!

Combatendo o vício dos emails

Produtividade: Tudo o que você precisa saber para se tornar produtivo

  1. Sempre tome uma ação ao verificar seus emails. Fazer isso mais de uma vez é re-trabalho.
  2. Procure olhar seu email em horários (períodos) pré-definidos. E de preferência quando você puder respondê-los ou simplesmente apagá-los.
  3. Email no celular: Você nem sempre conseguirá responder brevemente seus emails pelo celular. Porém, se quiser organizá-los, um aplicativo como o Inbox pode ajudar.
  4. Receber emails em horários pré-definidos: Com o aplicativo BatchedInbox você consegue fazer isso. Você pode programar o recebimento dos seus emails apenas às 14:00 e 08:00, por exemplo.
  5. Descadastramento de listas que não interessam você: Tenho certeza que você está cadastrado em diversas listas que não o interessam mais. Você pode se descadastrar delas facilmente e em conjunto através do Unroll.me.
  6. InboxZero: Procure eliminar todos os emails todos os dias, alcançando o número mágico de zero emails na caixa de entrada. Sua caixa de email não deve servir como lista de tarefas a fazer.

Dicas rápidas para organizar seus emails

Uma das tarefas mais complexas no que diz respeito à organização é como organizar o email, não é verdade?

A chave mestra para conseguir um gerenciamento de email eficaz é um hábito simples, porém não adotado por muitas pessoas: manter a caixa de entrada vazia.

Quando não temos um sistema de gerenciamento de emails minimamente organizado, temos a tendência, seja por segurança ou por não saber onde coloca-los, de mantê-los na caixa de entrada até resolvermos o que fazer com eles.

Isto não é uma prática saudável caso você queira obter um pouco mais de produtividade neste quesito.

Aqui neste artigo eu explico algumas maneiras eficientes para organizar o email diariamente.

Como lidar com alto volume de informação?

Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

Não há problema algum em termos muitas informações ao nosso dispor. Porém, a partir do momento em que você começa a ficar paralisado e deixa de levar para ação tarefas importantes, um sinal de alerta deve soar.

Nesses casos, algumas regras podem ser aplicadas:

  1. Conheça muito bem suas metas e objetivos, saiba quais informações são importantes para ajudar em sua realização.
  2. Não adie nenhuma tarefa porque precisa de mais alguma informação. Acredite, esse será um ciclo sem fim.
  3. Caso se depare com alguma informação interessante mas que não será útil naquele momento, guarde-a para depois. Uma boa opção de fazer isso é usando o Pocket.
  4. Determine um dia de sua semana ou horários específicos para consumir novos conteúdos – novos aprendizados.

Você tem 12 minutos para estudar os conteúdos das melhores referências sobre carreira, negócios e desenvolvimento pessoal?

Então conheça agora o aplicativo 12 minutos, uma ferramenta que vai ajudar a acelerar o seu processo de aprendizagem diário!

Clique aqui e saiba mais!

O método GTD: Getting Thing Done

Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

O método se baseia no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-la em algum lugar, deixando a mente livre do trabalho de lembrar de tudo o que necessita ser feito para concentrar-se na execução dessas tarefas;

Sua proposta é aliviar a “memória RAM” do cérebro para aumentar a capacidade do foco, atenção e concentração do usuário.

Saiba mais aqui sobre O método GTD, Getting Things Done.

Uma exclusiva aula sobre GTD

Thais Godinho, autora do blog Vida Organizada e Embaixadora da metodologia GTD aqui no Brasil, gravou uma aula explicando todos os detalhes de como funciona o processo e a filosofia GTD exclusivamente para o nosso maior evento, a Semana do Secretariado.

Assista agora:

Como ser produtivo no trabalho?

Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

De acordo com uma pesquisa de 201457% dos funcionários que se identificaram como tendo “alto estresse no trabalho” disseram que eram menos produtivos e pouco engajados com suas tarefas. Em contrapartida, apenas 10% dos empregados de “baixo estresse” relataram os mesmos sentimentos.

Hábitos que te ajudarão a ter uma rotina mais produtiva e saudável

Para começar o dia, aqui estão quatro dicas, de acordo com as recomendações de Tim Ferris, autor do best-seller Trabalhe 4 Horas por Semana:

  1. Comece o dia com o “Diário de 5 Minutos”: Somente alguns minutos de cada manhã podem economizar horas de tempo perdido ou esforço fragmentado por dia. Escreva tudo que pretende fazer nesse dia e tenha consciência total do que te espera.
  2. Faça as coisas certas: Tem coisas que você precisa fazer, sem as quais seu trabalho não vai acontecer da maneira certa. Faça o que é realmente importante e não perca tempo demais querendo fazer com perfeição tarefas que não vão ter o mesmo efeito na produtividade e nos resultados da empresa.
  3. O certo é o chato, o chato é o certo: Tem uma série de tarefas pela frente a cumprir e não sabe por onde começar? Comece pela mais desconfortável, isso inclui muitas vezes aquela tarefa que tem uma chance de rejeição, dor ou fracasso.
  4. Primeiro a tarefa mais importante do dia: Reserve pelo menos 60 minutos de manhã antes de olhar seus e-mails para fazer suas tarefas mais importantes/desconfortáveis. Aquela que até pode te deixar em apuros se não fizer direto. Ela merece muito mais atenção que as outras!

P.S: Neste artigo eu também cito mais 8 hábitos que você pode incluir na sua rotina produtiva a partir de agora =)

Usando a tecnologia a seu favor

Aqui está uma pequena lista de ferramentas que certamente poderão te auxiliar durante toda a sua jornada produtiva no trabalho:

  • Trello: organizador de projetos, de tarefas, da sua vida, da sua empresa. Tudo visualizado do início ao fim. E sabe o que é melhor? Ele é gratuito, sem limitações de usuários e fluxos de trabalhos. Vai lá e faça um teste com a sua equipe.
  • Todoist: bem parecido com o Trello, é um organizador de tarefas e projetos correspondentes. Lá você consegue priorizar cada detalhe, cada atividade da forma que achar melhor. A versão é gratuita no trial.
  • Boomerang for Gmail: escreva a resposta dos e-mails agora e agende para serem enviados depois. Show de bola heim?
  • Emailga.me: uma “gameficação” de sua caixa de e-mails que acaba fazendo você gastar metade do tempo com a gestão de suas mensagens eletrônicas.
  • Pocket: um aplicativo que arquiva absolutamente tudo que você quer ler ou assistir na web, para futuras consultas.
  • Evernote: com ele você pode centralizar anotações, lembretes e lista de coisas a fazer, mantendo tudo em um só lugar.

Técnicas para aumentar a sua produtividade

Técnicas são práticas que, através de uma metodologia, poderão fazer parte dos seus hábitos quando executados com grande frequência em seus dias.

Aqui estão algumas técnicas bem conhecidas com objetivo de otimizar o seu tempo e, é claro, aumentar o nível produtivo em quaisquer contextos:

Método Pomodoro

É uma técnica muito famosa e extremamente simples que, se usado com disciplina, se torna um hábito poderoso para sua produtividade.

Basta dividir seu tempo em períodos de 25 minutos (o que chamamos de “pomodoros”), trabalhar com foco e concentração total, sem distração e de maneira ininterrupta, durante 25 minutos e, acada quatro ciclos deste, fazer uma pausa de 15 minutos para descansar.

Essa técnica foi inventada por um italiano no final dos anos 1980, no qual seu principal objetivo era evitar distrações e obter totalmente focado na tarefa. O nome “pomodoro” significa “tomate” em italiano. Por isso é muito comum ver timers de cozinha em formato de tomate, para marcar os 25 minutos.

Para utilizar com frequência esta técnica, você deverá providenciar:

  1. uma lista de tarefas bem definidas que precisa executar, em ordem de prioridade, para você poder se orientar em onde focar;
  2. ajustar o timer (alarme) do seu celular em 25 minutos e trabalhe em modo FOT (Foco Obsessivo Total) na respectiva tarefa;
  3. quando o timer tocar, faça uma pausa curta de 5 minutos e parta para tarefa seguinte;
  4. a cada quatro pomodoros, ou ciclos, faça uma pausa mais longa, de 15 minutos.

P.S 1: Se no meio da tarefa você lembrar de outra atividade que precisa ser feita, escreva rapidamente em um pedaço de papel para fazer apenas quando você terminar a tarefa inicial.

P.S 2: Caso termine a tarefa antes dos 25 minutos, aproveite para fazer tarefas mais rápidas (como responder um email).

P.S 3: É muito importante medir o desempenho para saber o resultado que isso está gerando em sua produtividade. Uma das formas para se fazer isso é registrar quanto tempo você demorou em cada uma das tarefas e quantos pomodoros foram feitos o seu dia.

Agenda de Blocos

Agenda de blocos, ou como Geronimo Theml nomeou como “Agenda DRD”, consiste em organizar suas tarefas na agenda em formato de blocos de períodos.

Aqui é onde você define as Macro-tarefas e as Micro-tarefas e organiza todas elas em determinados períodos de tempo, de maneira que seja recorrente.

Geronimo conceitua DRD como:  Descarregar todas as tarefas pendentes, Reunir cada uma dessas tarefas em blocos e Distribuir esses blocos de tarefas na programação da agenda (dia da semana e horários).

Ele construiu um modelo fantástico de agenda, no qual conseguimos priorizar todas as tarefas em blocos de tempo e dia, conforme segue o modelo a seguir:

AGENDA DRD
Exemplo
SEGUNDATERÇAQUARTAQUINTASEXTASÁBADO
MANHÃ
Responder emailsResponder emails
Gravações
Alinhamento geral com SecretáriaResponder emailsX
Reunião com EquipeReunião com RHResponder emailsElaboração de relatório p/ Comex
TARDE
Reunião estratégica com MKTProspecçõesGravaçõesProspecçõesReunião InternaX
Reunião estratégica COMEXProspecçõesProspecçõesReunião Interna
NOITE
AcademiaPilatesParticular – FamíliaCurso – EspecializaçãoJantar com COMEXX
Ler livroLer livroLer livro

Depois de planejar a agenda DRD, o próximo passo é agir de acordo com a própria agenda, ou seja, responder emails no período determinado e entre outros.

Produtividade para quem quer tempo

Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

Basicamente ele explica que os elementos da felicidade humana se resumem em 4 itens:

  • Realização Pessoal
  • Realização Profissional
  • Realização Financeira
  • Equilíbrio

Mas antes de seguir com todo o planejamento de sua rotina, é muito importante ter clareza sobre a “fotografia” do quebra-cabeça que você deseja e sonha montar, pois isso deve estar inteiramente alinhado com seu propósito e com os 4 elementos.

E muitas vezes quando falamos em  propósito, falamos sobre empreender. Geronimo explica muito bem e em poucas palavras o conceito de Empreender:

Empreender é remunerar a sua paixão

Nunca leve trabalho para casa e particularidades para o trabalho

Para iniciar o planejamento de produtividade na sua rotina, o primeiro passo que você deve dar é  NUNCA LEVAR TRABALHO PARA CASA E PARTICULARIDADES PARA O TRABALHO. Caso você trabalhe em casa, é muito importante determinar os horários de trabalho e lazer.

Segundo ele, temos dois tipos de tarefas:

  • Tarefas de ocupação: aquelas que muitas vezes precisam ser executadas, mas não fazem a vida progredir na direção que queremos. Há dois tipos de tarefas de ocupação:- Obrigatórias: que necessitam ser feitas (como pagar conta)
    Dispensáveis: que só tomam tempo e que não te leva a lugar algum (assistir tv, whatsapp, facebook..)
  • Tarefas de produção: aquelas que levam você na direção da construção dos seus sonhos. Há dois tipos de tarefas de produção:- Produção com margem: no sentido de realizar as tarefas com tempo, os quais nos dá a sensação de “OBA! Terminei!”
    Produção sem margem: no sentido de realizar as tarefas sem tempo, os quais nos dá a sensação de “UFA! Terminei!”

Tendo clareza sobre isso, muitas vezes nos vemos em situações onde:

  • As tarefas obrigatórias são protagonistas;
  • As tarefas de produção ficam em segundo plano;
  • Assim, aumentam as ocupações dispensáveis.

O resultado neste caso é: Tarefas de produção com margem ficam sem margem.

Geronimo diz que temos 5 níveis de Produtividade: A, B, C, D e E, sendo que A e B são os mais produtivos e E, o menos. Todo o resultado é medido através de esforço x resultado.

As verdades sobre produtividade

  1. Produzir não é se ocupar.
  2. Fique atento no momento presente. Inspire conhecimento e Expire prática;
  3. As tarefas nunca vão terminar… isso é fato!
  4. Se você não tem agenda, acaba virando a agenda dos outros.
  5. Uma vez que esteja focada na realização de determinada tarefa, determine momentos na sua agenda p/ responder mensagens, e-mails…
  6. Mais importante de velocidade é a direção;
  7. O maior ladrão de energia é pensar em algo no momento em que você não pode fazê-lo.
  8. Aquelas ideias de “tenho que fazer isso…. tenho que fazer aquilo…” Para ser mais produtivo, faça uma lista de “tem ques” e só reveja quando você puder executar mesmo.
  9. Não trate exceção como regra.
  10. Estabeleça a sua porcentagem de exceção: 80% para atividades planejadas e 20% para imprevistos.
  11. Felicidade não é a linha de chegada. Ela é o próprio caminho.
  12. E por fim, se fosse fácil, todo mundo faria.

Aprendendo a administrar o seu tempo

Produtividade: O guia completo para você se tornar produtivo

A Administração do Tempo é uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto na vida pessoal, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais economizando energia física e mental.

A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado.

Aqui neste artigo eu também explico melhor sobre o tema.

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