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Saiba como funciona uma secretária virtual

Secretária Virtual

Secretária Virtual

Segundo o gerente de Atendimento Individual do Sebrae Nacional, Enio Pinto, “os serviços de uma secretária virtual surgiram para atender à demanda de empreendedores que precisam de apoio profissional para organizar sua rotina administrativa e, assim, atender melhor seus clientes”.

Esse serviço, também conhecido como secretariado remoto, é uma alternativa àqueles que estão começando o seu negócio e precisam de infraestrutura e atividades secretariais, mas não querem ou não podem investir nesses itens contratando um profissional para tal.

Da mesma forma que a versão em carne e osso, que tem como atributos gerenciar a agenda e resolver tarefas burocráticas do mundo corporativo – desde a expedição de documentos via motoboy até a organização de viagens, a secretária virtual esforça-se para abrir espaço na agenda dos microempresários ou empreendedores individuais, que representam o maior nicho do negócio.

O que faz uma Secretária Virtual?

Secretária Virtual ou Assistente Virtual, como também é conhecida, é o (a) profissional que atua remotamente, atendendo clientes de maneira compartilhada, por um custo mensal pré-definido ou variável, de acordo com a sua alocação de horas.

Dentre as atividades mais comuns de uma secretária virtual, as 7 categorias principais são:

  1. Execução de tarefas administrativas.
  2. Gerenciamento de e-mails e correspondências.
  3. Pesquisa de Fornecedores e Gerenciamento de Contas a Pagar
  4. Atividades de cobrança (Contas a Receber)
  5. Ligações ativas, em nome da empresa.
  6. Acesso e monitoramento do WhatsApp.
  7. Atendimento receptivo a clientes, de maneira personalizada e de acordo com script.

Em resumo, uma Secretária Virtual cuida de quase tudo o que uma Secretária Local cuidaria, porém está alocada externamente (remota) à empresa ou negócio.

Primeiros passos para ser uma Secretária Virtual

  1. Garanta um local de trabalho adequado (mesmo que home-office, desde que livre de ruídos e isolado das demais pessoas de sua residência).
  2. Invista em um bom Notebook ou Desktop, e adquira softwares originais (vírus podem roubar os dados dos seus clientes ou mesmo os seus, a partir de uma invasão aos seus computadores).
  3. Faça uma pesquisa de mercado, e meça quantas respostas você terá ao divulgar seus serviços nas redes sociais.
  4. Conheça ao máximo o cliente que você está atendendo até se especializar nos desafios do negócio, para que você consiga resolver todos os contatos que atender ou receber por escrito.
  5. Comece o quanto antes nesta carreira. Como dissemos, cada vez mais cresce o número de autônomos no Brasil. Especialize-se para ser referência neste segmento.
  6. Compre um bom telefone VoIP, ou seja, um aparelho que possua a tecnologia de receber e realizar ligações a partir de uma conexão à internet, para atender chamadas com a saudação correta, que aparecerá no visor (se precisar de ajuda, fale com a gente, e adquira um Ramal SIP, para isto).

3 coisas que você não pode deixar de fazer para ser uma Secretária Virtual

Se você ainda não atua como uma secretária virtual e está pensando em entrar nesta área, mas não sabe exatamente por começar, é importante que você primeiramente atente-se à exigências comuns do mercado.

Para lhe auxiliar nisto destacamos, abaixo, algumas boas dicas que podem fazer toda a diferença nessa trajetória inicial da sua carreira. Vamos lá?

Invista em cursos

Uma secretária virtual certamente lidará com pessoas o tempo todo, seja no atendimento remoto ou na resolução de problemas, portanto, é fundamental se especializar em atendimento ao cliente.

Procure por treinamentos e cursos online, por exemplo, para dar um upgrade no seu currículo de secretária virtual, isso contribuirá para que você se destaque no mercado.

Cuidado com a língua portuguesa

Sabemos que nem todo mundo fala corretamente o nosso idioma, mas você, como secretária virtual, precisa atentar-se para não cometer “gafes” na língua portuguesa no momento do atendimento ou na execução de tarefas administrativas.

Estude as novas regras ortográficas e gramaticais e, se possível, pratique a leitura de livros em momentos vagos, que além de ampliarem seu vocabulário ainda auxiliarão no momento da escrita.

Treine a dicção

Quem é que não gosta de ouvir uma voz bonita e com clareza nas palavras?

É por isso a dicção é tão importante em áreas que lidam com atendimento ao cliente.

Você pode procurar por dicas na internet, treinar em frente ao espelho, fazer gravações em seu próprio celular e até mesmo consultar um profissional de fonoaudiologia, para avaliar se a sua dicção está boa.

Organizando a rotina de trabalho

  • Mantenha sua mesa organizada. Ambiente com muita informação é chamariz para falta de foco e atenção.
  • Mantenha os arquivos do seu computador organizados. Pode classificar por categoria de atividade, nome do cliente, tipo de documentação, como preferir… desde que esteja tudo certo, no lugar certo. Isso otimizará um bom tempo na sua rotina de trabalho.
  • Deixe separado arquivos pessoais dos profissionais, tanto para os arquivos físicos, quanto para os virtuais.
  • Tenha uma rotina diária e organize semanalmente esta rotina. Pois a ausência de rotina é motivo para falta de foco e disciplina. Mantenha a rotina na agenda. Mantenha a sua agenda atualizada.
  • Tenha um ambiente de trabalho iluminado, arejado e silencioso.
  • Lembre-se da ergonomia. Cadeira e mesa confortáveis são essenciais. E a postura também.
  • Pare de tempos em tempos. Alguns dizem que a cada 2 horas, deve-se parar 15 minutos, porém você mesma pode determinar a periodicidade. Isso é importante, vá tomar um café, alongar-se, pegar um pouco de sol, isso fará seu cérebro descansar e seu subconsciente organizar as informações.

Para gerenciar melhor o seu tempo, você pode utilizar o Método GTD (Getting Things Done), uma metodologia de gerenciamento de ações e de tempo criado por David Allen.

Foco também é importante para você não se perder nas tarefas diárias. Neste artigo você pode ler mais sobre como ter foco e ser mais produtivo.

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Buscando clientes para o serviço de secretária virtual

Assim como o cartão de visitas, hoje em dia qualquer negócio precisa estar presente nas redes sociais e ter um website.

Criar uma estratégia consistente de divulgação e testar diversos canais é indispensável para atrair clientes. Também é importante definir um nicho de mercado, ao invés de tentar “atirar para todo lado”. Focar em um nicho de mercado ajuda tanto na divulgação quanto na rotina de trabalho.

Independentemente do canal de distribuição adotado, o sucesso de um negócio depende, principalmente, da capacidade de percepção de oportunidade do empreendedor e da sua agilidade para se adaptar, aproveitando tendências e criando novas formas de fazer sua empresa ser conhecida por seus clientes.

Explore sua rede de contatos, de começo, oferecendo seus serviços para as empresas e empreendedores que você tem contato mais direto por um valor mais baixo. Guarde pelo menos 50% deste valor para custos mensais que terá que investir para seu nome ficar conhecido.

O “boca a boca” (boas referências) é o segredo para expandir seu negócio, por isso, cuide muito bem dos seus perfis em todas redes sociais, e principalmente, no LinkedIn.

Ah! Sempre peça recomendações para o seu perfil.

Neste blog da Migre Seu Negócio você encontra várias dicas para divulgar o seu negócio!

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As vantagens para quem contrata

Em 1906, o economista italiano Vilfredo Pareto criou uma equação matemática apoiando sua teoria de que em todas as circunstâncias, 80% dos efeitos foram resultados de 20% das causas.

Este estudo deu origem ao Diagrama de Pareto, também conhecido como o “princípio 80/20”, que é uma ferramenta de gestão do tempo e de tomada de decisões que vem sendo amplamente aplicada em todos os setores da economia.

Nos negócios, o “princípio 80/20” significa que 20% do que uma empresa faz gera 80% de sua receita.

A secretária virtual permite que você dedique seus esforços a 20% das atividades que fazem a diferença no seu negócio.

Encontre as atividades que mais demandam tempo e trazem pouco resultado, e deixe que a secretária virtual faça essas tarefas pra você!

Oportunidades de mercado

A demanda é constante no serviço de secretariado: todo empresário, independentemente do ramo de atuação e do porte da empresa, precisa de um funcionário ou equipe que cuide das questões administrativas e burocrátocas, e é nesse cenário que o secretariado remoto ganha destaque.

Preciso abrir uma empresa?

Se você pretende atuar como Secretária Virtual, é importante saber como se registrar no MEI – Micro Empreendedor Individual – para poder obter viabilizar algumas questões burocráticas como emissão de Notas Fiscais de seus serviços prestados.

Como funciona o MEI?

Microempreendedor Individual (MEI) é a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza como pequeno empresário.

A Lei Complementar nº 128, de 19/12/2008, criou condições especiais para que o trabalhador conhecido como “informal” possa se tornar um MEI legalizado.

Para ser um microempreendedor individual, é importante saber que:

  • É necessário faturar no máximo até R$ 60.000,00 por ano;
  • Não pode ter participação em outra empresa como sócio ou titular;
  • O MEI também pode ter um empregado contratado que receba o salário mínimo ou o piso da categoria;
  • O MEI será enquadrado no Simples Nacional e ficará isento dos tributos federais (Imposto de Renda, PIS, Cofins, IPI e CSLL);
  • As taxas fixas a serem recolhidas mensalmente irá variar de acordo com o segmento de serviço. No caso de prestação de serviços (secretariado remoto) a taxa atual é de R$51,85 que será destinado à Previdência Social e ao ICMS ou ao ISS. Essas quantias serão atualizadas anualmente, de acordo com o salário mínimo.
  • O MEI também tem acesso a benefícios como auxílio maternidade, auxílio doença, aposentadoria, entre outros 😉

Entre as vantagens oferecidas por essa lei, está o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), o que facilita a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão de notas fiscais – Sim, você terá um CNPJ vinculado ao seu CPF, como se fosse uma empresa =)

P.S: O procedimento é simples, rápido e fácil. Isso eu posso te garantir 😉

Para mais informações de como de enquadrar no quesito MEI, acesse o Portal do Empreendedor ou fale com seu assessor contábil.

Participe de eventos

Estar presente em palestras e fazer networking pode ser uma grande oportunidade para quem quer ter atuar em secretariado remoto.

Nós criamos um artigo com os 3 eventos de secretariado que você não pode perder! Leia aqui.

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