Slack - Como esse aplicativo facilita sua vida na empresa

Slack – Como esse aplicativo facilita sua vida na empresa

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Slack – Como esse aplicativo facilita sua vida na empresa

O Slack é um aplicativo que foi lançado por uma startup de São Francisco, em agosto de 2013. O app foi criado por Stewart Butterfield após perceber que o Flickr nunca seria um grande player de mercado. Decidiu então, investir no Slack que começou como uma ideia interna para melhorar o desempenho de sua equipe de trabalho e se transformou no fenômeno da comunicação corporativa.

O Slack é utilizado por gigantes como NASA, Samsung, LinkedIn, Ebay, Harvard e muitos outros.

Qual o verdadeiro potencial do Slack?

O Slack funciona como uma rede social. Com ele, qualquer pessoa pode criar uma sala de bate-papo, com múltiplos canais, dentro de uma empresa, com assuntos distintos e para grupos diferentes. Dentro de cada um desses canais, a ferramenta permite trocar mensagens de texto, documentos e compartilhar fotos ou vídeos.

O objetivo é ganhar tempo e eliminar os famosos e-mails enviados com cópia para todos. Como tudo é arquivado, seu mecanismo de busca permite encontrar, facilmente, trechos de conversas que o usuário pode não ter visualizado anteriormente. Além disso, é possível conversar de forma privada com cada usuário ou marcar pessoas específicas em conversas coletivas.

Com o Slack, a empresa pode também criar um canal de comunicação direto com seus clientes, parceiros e fornecedores. Diferente do e-mail, o Slack estrutura e organiza muito melhor as conversas, cria uma comunicação centralizada e facilita a visualização e a busca por documentos.

 

“EU PREFERIRIA SER FORÇADO A USAR WINDOWS 95 A LARGAR O SLACK.”

Sim, é verdade.O Slack é um software de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas, integração com serviços externos e diversos detalhes bacanas que fazem dele simplesmente viciante.

Paulo Higa disse em uma reportagem para o Tecnoblog “Slack é amor, Slack é vida.”

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5 motivos para você utilizar o Slack na empresa

1. Slack centraliza comunicação

OK, isso pode parecer cliché, “um padrão que vá substituir todos os outros”. Todos sabemos o quão difícil isso é. Até mesmo em empresas pequenas, cada conversa tende a ficar em serviços diferentes. O mais comum é deixar o papo interno por email, que todo mundo odeia, ou por algum serviço arbitrário de chat. Algumas empresas obrigam o uso de ferramentas internas que são geralmente odiadas pelos funcionários, seja por razões práticas ou simplesmente estéticas.

Ser obrigado a usar Slack é como ser obrigado a ganhar um aumento de salário; até hoje não achei alguém que se incomoda com isso. E quando todos da sua equipe se comunicam em um só lugar, buscar por um arquivo antigo é milhões de vezes mais fácil. Ainda mais com uma busca poderosa e com a possibilidade de adicionar uma estrela em mensagens e arquivos importantes, como no Gmail.

2. Integrações e plugins

GIFs de reação são extremamente úteis para expressar o quão feliz você está que seu código funcionou de primeira, ou que aquele cliente difícil converteu. Com o plugin do Giphy, você consegue inserir GIFs nas suas conversas somente com uma frase de busca.

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DROPBOX, WUNDERLIST, GITHUB, GOOGLE DRIVE E ATÉ GIPHY: ESTÁ TUDO INTEGRADO.

Se você não está no clima para brincar e só quer saber de produtividade, o Slack conta com milhares de integrações de outros serviços, como o popular Trello. Você é notificado, por exemplo, sobre cards que mencionam seu nome ou prazos finais de tarefas que estão se aproximando, tudo isso diretamente no ambiente de discussão da sua equipe.

Arquivos do Google Drive e do Dropbox expandem automaticamente; áudios do SoundCloud e vídeos do YouTube ganham um player sem nenhum esforço, é só mandar o link. Quer fazer uma vídeo conferência no Hangouts? Digite /hangout, pronto. Conheci uma empresa que ligou até a máquina de café em um canal do Slack, e qualquer um pode fazer uma integração com o IFTTT.  As possibilidades são infinitas!

3. Aplicativos

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A versão web do Slack não deixa a desejar, mas seus aplicativos nativos são mais rápidos e funcionais. Os apps móveis não são simples adaptações da web e abusam das funcionalidades nativas de cada plataforma, como, por exemplo, compartilhamento de conteúdo no iOS e Android.

Para desktop, os programas também são motivo para deixar de lado o navegador: são velozes, personalizáveis e fazem bom uso das APIs dos sistemas operacionais. Eles têm ainda atualizações constantes e discretas, como o Chrome.

4. Atenção ao detalhe

O melhor jeito de se construir um bom produto é indiscutivelmente focando primeiro no usuário. Levando isso ao pé da letra, o Slack desenvolveu o seu serviço desde o início dentro de empresas dispostas a dar feedback constante. O resultado é uma extensa lista de pequenos detalhes que quando somados fazem toda a diferença. Quando se lê uma mensagem no celular, isso é propagado para todas as outras plataformas do serviço. Você só recebe um email de notificação de menção se não vir a mensagem em algum aplicativo dentro de alguns minutos.

A interface é divertida, e tira o peso de ficar em dia com as mensagens. Isso faz os usuários passarem em média incríveis 10 horas por dia online no Slack.

5. Slack vicia

CLIENTES DO SLACK: ADOBE, SPOTIFY, THE NEW YORK TIMES, DOW JONES E OUTRAS GIGANTES.

Não existe uma razão simples. Nem a agência de design que elaborou toda a marca consegue explicar o sucesso ou o crescimento exponencial do Slack, hoje avaliado em quase 3 bilhões de dólares. Quem experimenta não quer mais trabalhar para empresas que não usam, e o Slack sabe muito bem disso: por essa razão, são publicadas vagas de emprego das organizações que usam a ferramenta, que incluem gigantes como eBay, Adobe e Salesforce.

Nem tudo são flores. O Slack não tem versão em português ou aplicativo para Windows Phone, e apesar de ter uma versão gratuita, paga-se US$ 80/ano por usuário para ter histórico de mensagens e integrações externas ilimitadas. É fácil se assustar com o valor maior até que o do Google Apps, mas depois de um mês usando o serviço, não há quem diga que não vale o preço.

 

Como utilizar o Slack?

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Separarmos todas as etapas para ativar e utilizar o Slack.

Para ativação você precisa criar um grupo de trabalho e fornecer uma URL (EX: manualdasecretaria.slack.com) que será utilizada por outros membros assim que receberem o convite do criador do grupo.

Após a ativação a plataforma apresentará a esquerda, canais(channel), opção de chat e grupos privados. No centro você encontra fluxo de conversa e conteúdos compartilhados semelhantes a uma timeline do Facebook e Twitter.

 

Algumas das siglas e significados de cada espaço

  • Canais (channels) podem ser públicos ou privados. O histórico dos canais públicos ficam visíveis para todos os usuários, que também podem se inscrever para participar e receber notificações. Por outro lado, canais privados só são visíveis e podem ser gerenciados pelos seus integrantes.
  • Você também pode ter uma lista de canais ou usuários favoritos (starred). Para marcar um favorito basta clicar na estrela que aparece próxima ao nome do canal ou usuário. Esse recurso é interessante pra que você tenha um feedback visual mais rápido das mensagens que precisam de maior atenção.
  • Mensagens diretas (Direct Messages, ou DMs) são as conversas privadas entre integrantes do projeto. Elas são visíveis apenas por quem estiver participando. E você pode mandar mensagens diretas para um grupo de pessoas, criando basicamente um canal privado entre vocês.

 

O compartilhamento de conteúdo no Slack

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Uma vez que um canal é criado, você pode conversar livremente com todos os que seguem o canal, como o Twitter . Pode-se também compartilhar arquivos de todos os tipos, imagens, PDFs, arquivos em zip , etc.

 

 

Defina bem a responsabilidade de cada channel

Evite canais muito genéricos, com muitas responsabilidades ou ainda de projetos distintos. Canais precisam ter suas responsabilidades muito bem definidas. Na Alura temos canais separados para a equipe de desenvolvimento, comercial, editores de video, instrutores etc. O mesmo acontece na Caelum, Casa do Código e outros produtos. Essa distinção é importantíssima para que ele não vire uma distração constante, ou que as mensagens passem a ser ignoradas.

Um outro ponto de atenção aqui é que muitas empresas acabam utilizando o Slack como uma ponte de varios departamentos. Mesmo com varios canais, e bem divididos, um problema que aparece é o jogo da responsabilidade. É como se bastasse colocar o seu problema no Slack e logo a responsabilidade passasse para outro time/grupo. Precisa sempre ficar claro que os canais estão lá para ajudar a resolver o problema, ou esclarecer uma dúvida, e não como ponto de escape.

Configure suas notificações e evite distrações

No Slack você consegue, e eu recomendo bastante, configurar as notificações para que algo bom não acabe virando uma distração constante ou ainda um problema na produtividade. Como fazer? Basta clicar no nome do canal e escolher a opção do menu: “notification preferences”.

Um outro detalhe legal é que você consegue escolher o nível de notificações que recebe na app desktop ou no mobile. Ou seja, pode configurar para receber as notificações sempre pelo desktop, mas no celular apenas as que você estiver marcado, por exemplo.

Há ainda a opção de “não perturbe”, que pode ser configurada para o momento atual ou para horários específicos do dia. Um uso bastante comum dessa opção é para que você não receba notificações de noite ou madrugada.

Além de apenas configurações, existem hábitos que você e seu time podem adotar para evitar distrações constantes. O primeiro deles é evitar as mensagens fragmentadas. Isto é, evite ao máximo mandar uma mensagem dizendo: “oi pessoal, tudo bem?”, e depois outra: “alguém pode me ajudar?” e finalmente uma última (ou várias outras) explicando o problema. Digite a mensagem completa, e depois envie. Assim não chegam várias notificações, para quem acompanha o canal, e as pessoas não ficam com atenção presa nisso, esperando você terminar de digitar tudo para saber do que se trata.

Outra dica é que você conheça e utilize os recursos da ferramenta com esse propósito. Um exemplo claro é o do novo recursos de threads. Em resumo, você responde apenas para a pessoa que enviou a mensagem, e começa uma “thread” em paralelo com essa conversa. Quem quiser, pode clicar para acompanhar e receber notificações dessa thread, todas as outras pessoas do canal não vão ficar recebendo alertas.

Seja produtivo com atalhos

Uma das primeiras coisas que eu descubro e sugiro ao utilizar uma nova ferramenta é que você conheça e experimente os seus atalhos. Evitar usar o mouse o tempo todo e navegar com facilidade na app pode te poupar muito tempo a curto e longo prazo. Para trocar de canal, ou abrir o dialogo com uma pessoa, por exemplo, no slack você pode usar o cmd + k (ou control + k, para windows).

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O interessante é que, se você tiver mensagens não lidas, como no meu caso, elas já aparecem com destaque! Isso facilita bastante quando você está lendo todas as mensagens pendentes.

Além desse, o Alt + up/down te permite navegar pelo seu histórico de canais. O cmd (control) + Fabre a barra de busca e etc. São vários atalhos e possíbilidades. Você encontra uma lista com todos aqui na documentação do Slack, ou clicando em cmd/control + / pela própria app.

 

Use bots e Apps para te ajudar no dia a dia

O Slack tem dois recursos que certamente nos ajudam bastante aqui na Caelum: bots e apps. Se você não estiver muito familiarizado com o termo “bot”, ele basicamente é um serviço que te ajuda com tarefas automatizadas, como lembretes, respostas automáticas e pequenas interações.

Mais recursos e possibilidades

Fora as funcionalidades que eu comentei aqui no post, existem diversas outras como chamadas de voz e video, reminders e várias integrações.

Adicionar lembretes nunca foi tão rápido. O comando /remind te permite configurar notificações pessoais ou para os canais que você participa. Usamos bastante na Caelum para lembrar de eventos como almoços técnicos, pedido de comidas e reuniões. Basta digitar no campo de texto, de qualquer canal:

/remind {quem deve ser lembrado} {texto} {data e hora}

Isto é, para adicionar um lembrete 10 minutos antes da reunião do canal de #instrutores, que será na terça-feira que vem, às 14h, podemos fazer algo como:

/remind #semana do secretariado "nossa reunião será daqui 10 minutos" next tuesday 13:50

Legal, não é? Eu vivo adicionando lembretes como:

/remind me "café com o Bianca daqui 10" tomorrow 9:20

E você também pode adicionar lembretes recorrentes, mas apenas para você. Basta adicionar o texto “every day” no final da expressão. Existem vários exemplos e instruções sobre o remind nessa página da documentação.

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